Quali sono le modalità di riproduzione dei documenti analogici o informatici, in particolare per ciò che concerne il verbale di contestazione delle violazioni del codice della strada, per la loro notifica tramite PEC?
In attesa dell’emanazione delle linee guida richiamate dal CAD, trovano applicazione le regole tecniche già in vigore prima del 27 gennaio 2018. Quindi, occorre rifarsi al DPCM 13 novembre 2014 [1].
Il decreto 18 dicembre 2017, come abbiamo già visto, regola sia la notifica di documenti informatici (copia per immagine) che sono copia di un documento analogico, sia la notifica di copie o duplicati informatici di documenti informatici sin dall’origine. Parlando di verbali di contestazione, si fa riferimento ai verbali redatti su carta (documenti analogici), ovvero di verbali redatti con sistemi informatici (palmari, tablet, etc.). In entrambi i casi le copie o duplicati devono essere dichiarati conformi all’originale e tale attestazione va sottoscritta con firma digitale. Distinguiamo i due casi.
Verbale su supporto analogico
Deve essere effettuata la copia per immagine [2] su supporto informatico (art. 22, commi 2 e 3, del CAD) mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia. L’attestazione di conformità può essere inserita nel documento informatico contenente la copia per immagine. Il documento informatico così formato è sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a ciò autorizzato. L’attestazione di conformità delle copie per immagine su supporto informatico di uno o più documenti analogici può essere altresì prodotta come documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l’impronta di ogni copia per immagine; Il documento informatico così prodotto è sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a ciò autorizzato.
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[1] Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23 -bis, 23 -ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.
[2] La copia per immagine di un documento analogico è il documento informatico avente contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è stato tratto.
